Definisi
Umum Manajemen Proyek Sistem Informasi
Pengertian manajemen proyek
sistem informasi adalah langkah-langkah yang diperlukan dalam sebuah pembuatan
proyek sistem informasi untuk mencapai suatu tujuan.
Manajemen
Proyek Sistem Informasi
Manajemen proyek sistem informasi
sering disingkat juga sebagai MPSI adalah kerangka kerja atau inisiatif
yang mengukur tingkat keberhasilan proyek. MPSI juga memberikan informasi yang
diperlukan untuk memantau dan mengendalikan proyek.
Sebuah sistem informasi manajemen
proyek (PMIS) dapat menjadi kerangka kerja untuk memandu kemajuan proyek dan
membantu untuk meningkatkan tingkat keberhasilannya.
Didalamnya terdapat informasi yang
akurat dan relevan dengan manajemen dalam kerangka waktu yang diperlukan.
Informasi ini membantu untuk mempercepat proses pengambilan keputusan dan
tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek berjalan sesuai rencana.
Manajer proyek menggunakan teknik
dan alat untuk mengumpulkan, menggabungkan dan mendistribusikan informasi
melalui sarana elektronik dan manual. Manajemen proyek sistem informasi biasa
digunakan oleh manajemen atas dan bawah untuk berkomunikasi satu sama lain.
Penerapan
Manajemen Proyek Sistem Informasi
1. Basis Data
Risiko
Setiap risiko perlu ada data mengenai
perkiraan probabilitas, preventif / tindakan korektif dilaksanakan, data aktual
kejadian dan efektivitas tindakan.
Data tentang risiko yang
berbeda-beda pada proyek yang sudah selesai secara sistematis dikumpulkan dan
disimpan dalam data base.
Sehingga pada saat ada proyek-proyek
baru manajemen bisa mendapatkan keuntungan dengan data yang sudah
dikumpulkan. Penerapan ini bekerja dengan baik pada proyek-proyek di mana
kita menemukan risiko yang sama.
2. Basis Data
Paket Pekerjaan
Dalam paket pekerjaan biasanya
berisi deskripsi dan spesifikasi, hasil estimasi usaha, sesuai perubahan atau
klaim usaha yang sebenarnya. Serupa dengan data base risiko, data base paket
pekerjaan menyimpan data aktual proyek yang sudah selesai.
3. Basis Data
Perubahan dan Klaim
Penerapan ketiga dari MPSI adalah data
base yang berisi semua perubahan besar (perubahan permintaan dan perintah perubahan)
dan / atau klaim yang tidak secara langsung sesuai dengan paket pekerjaan
masing-masing, tetapi signifikan untuk hasil proyek.
Konten yang relevan untuk setiap
perubahan atau klaim dapatberupa kegiatan, masalah, atau penyimpangan, catatan,
hasil analisa, solusi yang diusulkan, solusi yang sebenarnya, dan
tempat (dalam kasus klaim).
Manfaat Manajemen Proyek Sistem Informasi
MPSI memungkinkan tim
proyek untuk menentukan berbagai hal seperti waktu, uang, sumber daya dan
melihat apakah mereka dapat menemukan alasan mengapa ini terjadi.
Tim harus bisa melacak status
dari setiap bagian dari proyek dan menilai pekerjaan yang selesai dan pekerjaan
yang masih harus dilakukan. Ketika informasi ini tersedia tim proyek akan dapat
mengalokasikan sumber daya yang diperlukan untuk melihat bahwa setiap bagian
dari proyek memberikan kontribusi bagi keberhasilan proyek.
Selain itu juga MPSI dapat
membantu para pemimpin proyek untuk menilai dampak pada proyek dari risiko masa
depan yang disebabkan oleh waktu dan biaya berlebih, dan juga untuk memastikan
bahwa kualitas proyek tidak buruk.
Ini akan membantu tim untuk
memahami bagian-bagian dari proyek yang memerlukan revisi pedoman dan
bagaimana mereka harus melaksanakan.
Untuk MPSI yang efektif, perlu
ada perkiraan awal dan spesifikasi teknis yang sangat tepat dan mencakup
semua. Pengendalian biaya dan sistem umpan balik harus selalu up to date.
Tonggak proyek perlu diidentifikasi sangat jelas dan terkait dengan sumber daya
yang diperlukan untuk menjangkau mereka.
Seleksi vendor, manajemen
material, sumber daya manusia harus secara individual melihat ke untuk memastikan
bahwa masing-masing daerah pas dengan parameter untuk proyek tersebut. Dokumen
kontrol termasuk coding dan gerakan adalah bidang penting lain dari MPSI.
Faktor
Keberhasilan Manajemen Proyek Sistem Informasi
Karena yang dikelola bukanlah hal yang
statis dan berupa sistem, terdapat beberapa faktor yang dapat menentukan
manajemen proyek sistem informasi ini berhasil. Nah berikut ini diantaranya.
1. Dukungan dari
Manajemen Atas
Karena bekerja dalam tingkat koordinasi
atas dan bawah, sangat penting apa yang kita lakukan didukung penuh oleh
atasan. Hal ini menjadi suatu keharusan mutlak untuk keberhasilan manajemen
proyek.
Dukungan yang dimaksud pun tidak
hanya sekali, melainkan teratur dan terlihat. Artinya ada timbal balik ataupun
tanggapan dari manajemen atas terhadap apa yang sedang dikerjakan. Misalnya,
mengadakan pertemuan tim untuk membahas manajemen proyek sistem informasi yang
dikerjakan.
2. Quality
Control
Tim manajemen sistem informasi harus
mengatur dan menerapkan kriteria kualitas yang ketat, secara berkala oleh
manajer proyek yang berpengalaman, dari apa yang harus masuk ke dalamnya dan
apa yang tidak cocok.
Dalam kasus sistem pencarian teks
lengkap, menghitung jumlah download oleh pengguna yang berbeda per entri bisa
menjadi indikator yang baik dari relevansi.
Kriteria numerik lainnya untuk fungsi
pencarian bisa menjadi volume setiap entri (dalam hal proyek yang sesuai, paket
pekerjaan, nilai risiko, perubahan atau klaim, dll).
3. Pembaruan
Rutin dan Sering
Informasi yang tersimpan harus up to
date. Konten yang teratur, jelas dan update akan meningkatkan daya tarik
dari keseluruhan sistem.
4. Mudah
Digunakan
Seluruh sistem harus mudah digunakan,
dalam hal men-download dan mengirimkan informasi. Selain itu akses ke sistem
harus semudah mungkin. Sehingga informasi yang ada dapat dimanfaatkan dengan
mudah.
5.
Penghargaan untuk Setiap Kontribusi
Imbalan atau insentif bagi kontribusi
untuk manajemen proyek sistem informasi adalah cara lain untuk meningkatkan
atau menjaga nilai lebih.
Nah itulah tadi informasi singkat
mengenai manajemen proyek sistem
informasi semoga dapat bermanfaat. Lihat juga artikel lain
mengenai akuntansi, marketing, bisnis dan lainnya hanya disini. Terima
kasih banyak, sampai jumpa lagi pada artikel selanjutnya.
Sumber : rocketmanajemen.com
